N°4 - COMMENT APPREHENDER UN CONTROLE DE L’URSSAF ?

Comment réagir à la réception d’un avis de contrôle ?

Le contrôle de l’URSSAF peut s’opérer dans les locaux de l’URSSAF, hors présence du cotisant, ou dans les locaux de l’association (contrôle sur place).

L’agent de l’URSSAF en charge du contrôle est par principe tenu, à peine de nullité de la procédure, d’en aviser au préalable l’association concernée (sauf en cas de recherche de travail dissimulé). L'avis de contrôle mentionne notamment le lieu, la date et l'heure du début du contrôle. Il comporte également la liste des documents à communiquer à l’agent de contrôle.

Il n’y a pas de délai minimal entre l’information de l’association du contrôle et le jour de sa survenance. Dans une instruction interne, il est toutefois sollicité des inspecteurs et des contrôleurs de l’URSSAF le respect d’un délai de 15 jours.

A la réception d’un avis de contrôle (notamment un contrôle sur place), il est possible de solliciter un report du jour du contrôle, notamment en cas d’indisponibilité des dirigeants de l’association le jour prévu. L’URSSAF accède généralement à cette demande.

Les procédures de contrôle de l’URSSAF sont soumises au principe du contradictoire, c’est-à-dire que les agents de contrôle doivent s’assurer que l’association a été en mesure de discuter des éléments qui sont contrôlés et qui pourraient faire l’objet d’un redressement. En conséquence, les agents s’assurent généralement qu’un représentant de l’association soit présent lors du contrôle. A ce titre, tout dirigeant de l’association ou un salarié bénéficiaire d’une délégation peut représenter l’association lors du contrôle.

L’association peut enfin utilement être  assistée par un conseil de son choix lors du contrôle.

A quels documents l’agent contrôleur peut-il avoir accès ?

Les agents de l’URSSAF disposent de prérogatives étendues dans le cadre de leurs investigations.
Ils peuvent solliciter les déclarations sociales (BRC, DADS..) et les pièces comptables de l’association (bilans, livres comptables, factures justifiant les écritures comptables…). Ils peuvent également demander la communication des documents sociaux (bulletin de salaire essentiellement) et tout justificatif de frais ayant fait l’objet d’un remboursement (restaurant, déplacement…).

En amont du contrôle, l’association peut donc se préparer à la transmission de ces différents documents.

Outre les documents précités (dont la liste n’est pas exhaustive), l’association sportive peut être invitée à transmettre des informations particulières liées à l’application de dispositifs  de cotisations propres au secteur du sport. Par exemple, lorsque l’association applique le régime de la franchise de cotisations lié aux manifestations sportives, il lui appartient d’établir la réalité de ces manifestations. En cas d’utilisation des assiettes forfaitaires de cotisations, il lui appartient également de prouver que les conditions fixées par les textes de 1994 sont remplies.

En pratique, lorsque l’association n’est pas en mesure d’apporter le jour du contrôle tous les éléments sollicités par l’agent de l’URSSAF, elle peut obtenir de celui-ci une transmission ultérieure de ces documents. Le délai est alors restreint.

Quelle période est contrôlée ?

Le délai de reprise en cas d’infractions à la législation de la sécurité sociale est de 3 ans. Il ne peut ainsi être procédé qu’au redressement des cotisations exigibles au cours des trois années civiles qui précèdent l'année du contrôle, outre les cotisations exigibles au titre de l'année dudit contrôle.

Le contrôle portera donc sur une période de trois ans, outre les mois d’exigibilité de cotisations qui concernent l’année de contrôle. Les documents antérieurs à cette période ne seront donc pas sollicités par l’agent-contrôleur.

Néanmoins, s’agissant des redressements liés à la requalification d’un « bénévole » ou « travailleur indépendant » en salarié, ils s’effectuent sur les cinq dernières années. La sanction est ici alourdie compte-tenu qu’il s’agit d’une situation de travail dissimulé.

A noter : le contrôle pourra porter sur une période inférieure à 3 ans dans l’éventualité où l’association aurait déjà fait, durant cette période, l’objet d’une vérification de la part d’un agent de l’URSSAF.

Que peut faire l’association le jour du contrôle ?

Lorsque le contrôle se déroule dans les locaux de l’URSSAF, hors présence de l’association, les prérogatives de l’association sont par définition limitées. En revanche, lorsque l’inspecteur de l’URSSAF se déplace dans les locaux de l’association, il est conseillé d’être présent afin de pouvoir apporter des éléments d’explication à d’éventuelles interrogations de l’inspecteur.

En pratique, certaines explications apportées par les dirigeants de l’association peuvent être nécessaires en raison de la spécificité du secteur du sport (application du régime des assiettes forfaitaires et du régime de la franchise de cotisations, remboursement des frais de bénévoles…). Il est en outre important de pouvoir formuler des observations sur d’éventuels points de redressement envisagés d’ores et déjà par l’agent le jour de son contrôle.

Il convient enfin de savoir que l’inspecteur de l’URSSAF ne peut avoir accès aux documents numériques de l’association, sans l’autorisation de celle-ci. A défaut d’autorisation, l’inspecteur pourra solliciter l’envoi ultérieur d’une copie des documents numériques sollicités.

Comment appréhender l’issue du contrôle ?

Le contrôle proprement dit ne prend pas fin lors du départ de l’agent de l’URSSAF des locaux de l’association. L’agent de l’URSSAF peut ainsi continuer à analyser les documents que vous lui avez transmis le jour du contrôle ou postérieurement à celui-ci sur sa demande.

A l’issue de l’opération d’analyses des documents transmis, l’agent de l’URSSAF communiquera à l’association une « lettre d’observations », par courrier remis en main propre ou recommandé avec accusé de réception. Cette lettre d’observations marque la fin de l’opération de contrôle. Dans ce document, l’agent de l’URSSAF peut soit faire part qu’aucun redressement est envisagé, soit indiquer qu’un redressement est envisagé.

Pour être régulière, la lettre d’observations doit mentionner l’objet du contrôle, les documents consultés, la période vérifiée et la date de la fin du contrôle. Elle indique également, s'il y a lieu, les observations sur d’éventuels manquements de l’employeur constatés lors du contrôle, assorties de l'indication de la nature, du mode de calcul et du montant des redressements et des éventuelles majorations et pénalités.

Une lettre d’observation faisant part d’une infraction à la législation de la sécurité sociale ne constitue pas en soi une décision de l’URSSAF. Il ne s’agit pas d’une position définitive.

Ainsi, l’association dispose d'un délai de 30 jours pour répondre, si elle le souhaite, à la lettre d’observations. En cas d’exercice par l’association de son droit de réponse, l'agent de l’URSSAF doit également répondre à ses observations.

En pratique, il est plus que conseillé de pouvoir apporter, dans le délai de 30 jours, des éléments de réponse et de contradiction à l’agent de l’URSSAF. En effet, dès lors qu’un redressement de cotisations est envisagé, des échanges à l’amiable sur l’appréciation de la situation sont beaucoup moins couteux et longs qu’une procédure judiciaire en contestation (cf. infra).

C’est à l’issue du délai de réponse de 30 jours et d’éventuels échanges en réponse des parties que l’agent de l’URSSAF va transmettre son rapport de contrôle (un procès-verbal reprenant ses observations définitives) à la section recouvrement de l’URSSAF. Ce rapport de contrôle n’est pas transmis à l’association.

Sur la base de ce rapport de contrôle et dès lors qu’elle considère que l’association est en infraction avec la législation de la sécurité sociale, les services administratifs de l’URSSAF peuvent décider ou ne pas décider de mettre en demeure l’association de régulariser la situation.

En pratique, il convient de signaler que, sous réserve d’observations pertinentes transmises en réponse par les associations, les services de recouvrement de l’URSSAF suivent généralement les orientations de la lettre d’observation, souvent reprises à l’identique dans le rapport de contrôle.

L’acte de mise en demeure matérialise la notification du redressement de cotisations initiées par l’URSSAF.

Peut-on contester un redressement notifié par l’URSSAF ?

Lorsqu’elle reçoit une mise en demeure de régulariser sa situation, l’association peut verser à l’URSSAF les sommes réclamées ou solliciter des délais de paiement.

Elle peut également contester le bien-fondé de la position des services de l’URSSAF si elle estime ne pas être redevable des cotisations réclamées. Pour cela, elle doit saisir la commission de recours amiable de l'Urssaf, puis à défaut de succès, le Tribunal des Affaires de Sécurité Sociale.

L’association souhaitant contester un redressement doit donc saisir préalablement la commission de recours amiable de l’URSSAF dans un délai d’un mois à compter de la notification de la mise en demeure (2 mois si la contestation ne porte pas sur un redressement). Ce délai est impératif. A défaut de saisine, l’URSSAF pourra procéder à l’exécution du recouvrement par la voie d’une « contrainte ».

La commission de recours amiable n’a pas de délai impératif pour prendre sa décision. Toutefois, si à l’issue d’un délai de mois à compter de la réception du recours de l’association, la commission n’a pas rendu sa décision, l’association peut saisir le Tribunal des affaires de la sécurité sociale (TASS). Si l’association souhaite attendre la décision de la commission de recours amiable, elle disposera alors d’un délai de 1 mois pour saisir le TASS.

Dans l’éventualité où l’association n’a pas donné suite à la mise en demeure de l’URSSAF dans le délai d’un mois, l’URSSAF pourra donc procéder au recouvrement forcé des sommes réclamées en signifiant à l’association une « contrainte ». A la réception de la contrainte, l’association dispose d’un délai de 15 jours pour faire opposition à contrainte. L’opposition doit être motivée. A défaut de toute opposition, la contrainte constitue un titre exécutoire et permet à l'Urssaf d’engager toute procédure de recouvrement forcé à l'encontre de l’association.

Les associations Profession Sport et Loisirs sont à votre disposition pour vous accompagner dans des démarches de recrutement ainsi que pour réaliser vos bulletins de salaires et les déclarations sociales obligatoires.