N°3 - L’organisation des congés payés

• l’employeur doit mettre le salarié en mesure de prendre ses congés.

• le salarié ne peut pas renoncer à ses congés payés, ni les utiliser pour exercer une autre activité professionnelle, pour son compte ou chez un autre employeur.

• le versement d’une indemnité ou toute autre compensation financière au salarié ne peut remplacer la prise effective des congés, sauf au moment de la rupture du contrat.

La durée légale des congés payés est de 2,5 jours ouvrables par mois de travail effectif chez le même employeur, sans que la durée totale du congé ne puisse excéder 30 jours ouvrables (sauf jours de congés supplémentaires issus d’autres avantages ou de conventions collectives).

Sont considérés comme jours ouvrables les jours du lundi au samedi inclus, à l’exception des jours fériés chômés. Il est possible d’opter pour un décompte en jours ouvrés, à condition que le décompte soit au moins aussi favorable que le calcul en jours ouvrables.

Les Conventions Collectives Nationales du Sport et de l’Animation ne prévoient pas de dispositions spécifiques en matière de congés payés par rapport à la loi.

I – Les règles générales

1) Une période d’acquisition des congés :

Tout salarié a droit, chaque année, à un congé à la charge de l’employeur, selon la règle des 2,5 jours ouvrables par mois de travail effectif.

Les congés payés s’acquièrent du 1er juin (année N) au 31 mai de l’année suivante (année N+1).

Pour déterminer la durée du congé, la loi assimile certaines périodes d'absence à du temps de travail effectif (notamment les jours de congés payés de l’année précédente, les journées de repos compensateur liées aux heures supplémentaires, les congés maternités, les périodes de formation légale ou conventionnelle, certaines journées de maladie* ainsi que les arrêts de travail suite à un accident du travail ou une maladie professionnelle…).

2) Une période de prise des congés :

Les congés payés peuvent être pris à compter du 1er juin de l’année N+1 et jusqu’au 31 mai de l’année N+2.

La période de prise du congé principal est fixée du 1er mai au 31 octobre. Chaque salarié doit prendre au minimum 12 jours consécutifs ouvrables de congés pendant cette période.

3) La fixation de l’ordre des départs en congés.

C’est à l’employeur (et non au salarié) de fixer l’ordre des départs en congés et les dates de départs, après consultation des délégués du personnel et en tenant compte de l’activité du salarié chez d’autres employeurs, de l’ancienneté du salarié, des parents qui ont des enfants en âge scolaire et des vacances du conjoint ou du partenaire lié par un PACS.

En pratique, l’employeur doit informer ses salariés de la période prise des congés et les inviter à formuler leur souhait de départs deux mois avant l’ouverture de cette période.

L’employeur est ensuite tenu de communiquer à chaque salarié l’ordre des départs au moins un mois avant le premier jour de départ en congé.

Proposition de calendrier :

Il est impératif de formaliser les départs en congés, afin de se pré constituer la preuve de leur bon déroulement (formulaire de demande, validation des départs, décision de fermeture de l’établissement,…).

Ainsi, en cas de litige, l’employeur doit être en mesure de prouver que le salarié a été effectivement en mesure d’exercer son droit aux congés payés. L’employeur aura répondu à ses obligations lorsqu’il aura respecté ses obligations de communication aux salariés de la période de prise des congés payés (au moins deux mois avant l’ouverture de cette période) et de transmission de l’ordre des départs (un mois avant son départ). A défaut, les employeurs s’exposent à un risque de demande de dommages et intérêts de la part du salarié.

4) Le solde des congés.

L’employeur doit s’assurer que les congés payés de ses collaborateurs soient effectivement soldés au 31 mai de chaque année.

A l'approche de la fin de la période de prise des congés, l'employeur a intérêt à informer individuellement chaque salarié du nombre de jours de congés payés restant à prendre avant la fin de la période. Il peut également mettre en demeure les salariés de prendre effectivement leurs congés payés dans le respect des règles de prévenance.

Le report des congés est possible mais doit être strictement encadré.

II – Choix d’organisation des congés

L’employeur est libre de choisir entre deux systèmes. Les obligations de l’employeur diffèrent alors selon le choix retenu.

• Une fermeture de l’association pendant tout ou partie des congés. Dans ce cas, une information sur la fermeture de l’association doit être effectuée.
• Un roulement des congés, en l’absence de fermeture du centre.

Attention : Une fermeture du centre peut aussi s’accompagner d’une période de roulement lorsque la fermeture ne couvre pas l’intégralité des jours de congés des salariés.

III – Jours supplémentaires de fractionnement

Par principe, chaque salarié a droit à un congé principal d’au minimum 12 jours consécutifs et peut solliciter un maximum de 24 jours dans la période du 1er mai au 31 octobre de chaque année. L’employeur et le salarié peuvent aussi convenir de fractionner les congés au-delà des 12 jours minimum. Il existera alors une fraction de congés non pris correspondant à la différence entre les 24 jours possibles et les 12 jours a minima obligatoire.

La fraction des congés non-pris (congé résiduel) peut être prise en une ou plusieurs fois en dehors de la période des congés, c’est-à-dire après le 31 octobre et avant le 1er mai.

Dans ce cas, le salarié peut avoir droit à des congés supplémentaires de fractionnement :

• 2 jours supplémentaires si le nombre de jours de congés pris est d’au moins 6 jours ouvrables ;
• 1 jour supplémentaire si le nombre de jours de congés pris est compris entre 3 et 5 jours ouvrables.

Le salarié doit être informé au mois de novembre du nombre de jours supplémentaires auxquels il a droit.

Attention, le salarié ne peut imposer à son employeur le fractionnement des congés payés, hors 5^ème semaine. Lorsque le fractionnement est sollicité par le salarié, l'employeur peut :

• soit refuser ;
• soit accepter sans conditions ;
• soit accepter à la condition que le salarié renonce, par écrit, à l'octroi des jours supplémentaires pour fractionnement.

IV – Information des salariés

Les collaborateurs doivent être informés du nombre de jours de congés restant à prendre et du nombre de jours en cours d’acquisition, chaque mois, par une mention figurant sur le bulletin de paie.